I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

1. Chức năng

Tham mưu giúp việc cho Viện trưởng và lãnh đạo Viện trong công tác quản lý về tổ chức, cán bộ; thực hiện chế độ tiền lương, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, viên chức, người lao động theo phân cấp thuộc quyền quản lý của Viện.

Giúp Viện trưởng và lãnh đạo Viện công tác về tổ chức, sắp xếp, nghiên cứu cải tiến bộ máy các đơn vị, tổ chức theo chiến lược phát triển của Viện; đề xuất chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Viện.

2. Nhiệm vụ

2.1. Chủ trì biên soạn các nội quy, quy chế hoạt động chung của Viện và hướng dẫn các đơn vị xây dựng các quy định nội bộ phù hợp với quy chế hoạt động chung của Viện.

2.2. Đầu mối giúp Viện trưởng và lãnh đạo Viện tổ chức thực hiện công tác quản lý nội bộ, quản lý hồ sơ cán bộ, công tác bảo mật, bảo vệ chính trị nội bộ; công tác an ninh, quốc phòng, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão.

2.3. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong Viện; tổng hợp, lập hồ sơ khen thưởng trình hội đồng thi đua khen thưởng cấp Viện và đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định việc khen thưởng thường xuyên, đột xuất đối với các tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc theo quy định hiện hành.

2.4. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách: nâng lương, chuyển xếp ngạch bậc lương, hưu trí, nghỉ việc,... tổ chức thực hiện việc tuyển dụng cán bộ, viên chức, người lao động.

2.5. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các Luật Cán bộ công chức, Luật Viên chức, Luật Lao động, Luật BHXH và BHYT; các quy định của nhà nước, nội quy, quy chế, quy định của cơ quan.

2.6. Chủ trì, phối hợp với các phòng, trung tâm xây dựng kế hoạch đào tạo, lựa chọn viên chức cử đi đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong và ngoài nước.

2.7. Tham mưu và triển khai thực hiện công tác tinh giản biên chế, luân chuyển cán bộ theo quy định của Nhà nước.

2.8. Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Viện; giúp Lãnh đạo Viện tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Viện đã được phê duyệt; thực hiện công tác hành chính, văn thư, thư viện, quản trị, bảo mật, bảo vệ, y tế, PCCC của Viện; thực hiện công tác rà soát, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo Viện.

2.9. Tổ chức, tổng hợp, báo cáo các hội nghị và các cuộc họp của Viện. Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các quyết định của Lãnh đạo Viện. Theo dõi, lập báo cáo định kỳ, đột xuất các hoạt động của Viện; lập kế hoạch công tác tuần của Lãnh đạo Viện và các đơn vị trực thuộc.

2.10. Quản lý con dấu, tiếp nhận, trình Viện trưởng và lãnh đạo Viện theo phân công; kiểm soát, phân phối, phát hành, lưu trữ các công văn đi và đến Viện; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho Lãnh đạo Viện và các đơn vị trực thuộc.

2.11. Chuẩn bị kế hoạch, điều kiện, phương tiện phục vụ các chương trình công tác cho Lãnh đạo Viện.

2.12. Cung cấp, quản lý sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo, của Viện.

2.13. Tổ chức mua sắm, quản lý, bảo trì, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống máy móc, thiết bị kỹ thuật, tài sản của Viện theo đúng quy định.

2.14. Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết của Viện; tổ chức điều hành công tác bảo vệ, lái xe, y tế, vệ sinh môi trường trong Viện.

2.15. Lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng cơ sở vật chất và các hệ thống kỹ thuật của trụ sở cơ quan. Tổ chức quản lý, theo dõi, kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo quy định.

2.16. Thường trực công tác PCCC, an ninh trật tự, phòng chống bão lụt và các thiên tai, địch họa khác.

2.17. Lập hồ sơ nộp BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn và các chế độ khác cho người lao động theo quy định.

2.18. Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các thủ tục về hộ chiếu, nhập cảnh, xuất cảnh theo quy định của nhà nước.

2.19. Thực hiện và kiểm soát các thủ tục thanh toán các chi phí thường xuyên của khối hành chính.

2.20. Tổ chức hướng dẫn, thực hiện việc lập, lưu trữ và cung cấp thông tin các loại hồ sơ của Viện theo quy định. Nộp tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu Lưu trữ lịch sử theo quy định.

2.21. Quản lý nội dung và vận hành website của Viện theo quy định của pháp luật.

2.22. Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

2.23. Thực hiện và phối hợp triển khai các công tác Vì sự phát triển phụ nữ, hoạt động Công đoàn, Thanh niên, Hội cựu chiến binh, Hội nghề nghiệp và công tác Đảng theo sự phân công của lãnh đạo Viện.

2.24. Lập và thực hiện thanh toán tiền lương của cán bộ viên chức của Viện.

2.25. Thực hiện các công việc khác do Viện trưởng giao.

II. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Phòng Tổ chức - Hành chính có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính do Viện trưởng Viện Quy hoạch Xây dựng miền Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, cách chức. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện Quy hoạch Xây dựng miền Nam và trước pháp luật về tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

3. Các Phó trưởng phòng do Viện trưởng Viện Quy hoạch Xây dựng miền Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, cách chức. Các Phó trưởng phòng có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng chỉ đạo thực hiện một số công tác của phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về thực hiện những nhiệm vụ được phân công phụ trách. Khi Trưởng phòng vắng mặt thì ủy quyền cho một Phó trưởng phòng thay mặt Trưởng phòng điều hành các hoạt động của Phòng.

4. Trong quá trình hoạt động và phát triển. Việc tuyển dụng, quản lý nhân sự, thành lập mới, tổ chức lại, giải thể các tổ làm việc trực thuộc Phòng do Viện trưởng Viện Quy hoạch Xây dựng miền Nam quyết định./.